1, Tham khảo kinh nghiệm của những người đi trước

Dù bạn giỏi giang cỡ nào thì cũng có những lỗ hổng mà đôi khi chính bạn không nhận ra. Do đó, đừng ngần ngại tham khảo kinh nghiệm từ những người đi trước để học hỏi những ưu điểm và hạn chế nhược điểm trong quá trình thực hiện.

Từ đó, bạn có thể tự mình xây dựng lên kịch bản, kế hoạch tổ chức sự kiện cho công ty, doanh nghiệp của mình mà vẫn đảm bảo chương trình tổ chức sự kiện nội bộ hấp dẫn, ấn tượng và đáng nhớ.

2, Xác định đối tượng và mục tiêu sự kiện

Điều quan trọng là bạn cần phải xác định đối tượng tổ chức sự kiện là ai? Là doanh nghiệp lớn hay nhỏ? Mục tiêu tổ chức sự kiện của họ là gì? Để từ đó hình thành ý tưởng, tư vấn sao cho phù hợp.

3, Lên kế hoạch chi tiết và dự trù ngân sách

Một công ty Truyền thông chuyên nghiệp sẽ có có kế hoạch rõ ràng, chi tiết, cụ thể về thời gian, nội dung, thành phần tham gia tổ chức sự kiện và dự trù ngân sách sao cho phù hợp, sát thực tế nhất.

4, Vạch ra danh sách những việc cần làm cụ thể

Bạn hãy đọc kỹ kế hoạch đã có và tự hình dung về những việc sắp tới phải thực hiện. Bằng cách này, bạn sẽ đảm bảo không bỏ sót bất cứ hạng mục nào trong sự kiện.

Ngoài ra, để đề phòng trường hợp bạn quên, kinh nghiệm tổ chức sự kiện cho thấy hãy ghi vào sổ tay hay giấy note và để ở chỗ dễ nhìn thấy tránh thiếu sót trong quá trình tổ chức.

5, Xây dựng kịch bản tổ chức sự kiện cụ thể

Kịch bản càng chi tiết, đầy đủ, có ghi chú rõ ràng thì khâu dựng sâu khấu, điều chỉnh âm thanh, ánh sáng, chụp ảnh càng dễ bố trí và thực hiện.

Để từ đó ê- kip hình dung nên quay phim chụp ảnh khi nào, cho nhạc phát vào thời điểm nào, bố trí hình ảnh lúc nào cho phù hợp… để có thể lấy được những góc quay đẹp, hình ảnh hay cho sự kiện.

6, Phân công nhân sự tổ chức sự kiện hợp lý

Đây là một yếu tố vô cùng quan trọng để sự kiện diễn ra thành công. Bạn nên phân công công việc theo từng đầu mục rõ ràng cho từng người để dễ dàng kiểm soát. Ngoài ra, việc phân công nhân sự cũng cần bảo đảm phù hợp với năng lực và khả năng của họ.

Bởi vậy, hãy giao đúng người đúng việc, và hãy tin tưởng người được giao nhiệm vụ. Đây là những điều mà người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nên thực hiện.

Trên đây là một vài kinh nghiệm tổ chức sự kiện mà Redeyes muốn chia sẻ cùng các bạn. Nếu có nhu cầu về Truyền thông – quảng cáo, tổ chức sự kiện..., hãy nhanh tay liên hệ ngay đến Redeyes để được ta vấn, hỗ trợ và đồng hành nhé!

Hotline: 0986 778 479

---------------

Tâm An (t/h)